経営者の時間管理｜社長が考える時間を取り戻す5つの手順

朝いちばんに出社したはずなのに、気がつけば夕方。今日は何を前に進められたのだろうと、手帳を見返して立ち止まる。そんな一日を過ごされたことのある経営者の方は、決して少なくないのではないでしょうか。私たち編集部にも、同じ問いを何度もうかがってまいりました。

経営者の時間管理でまず効くのは、手帳術やアプリの工夫ではなく、時間の置きどころを決め直す順序のほうです。順序は5つ。記録で棚卸しし、捨てる・任せる・仕組みにするに仕分けます。次に判断の基準ごと渡し、未来のための時間を先に置き、週に一度見直す。この並びを入れ替えると続きにくくなる、というのが私たちの実感です。

この記事では、時間が足りなくなる仕組みから始めます。公表されている数字で現在地を確かめ、5つの手順とつまずいたときの立て直し方までをたどる流れです。ご一緒に、社長の一日を組み直してみませんか。

経営者の時間が、いつのまにか足りなくなる理由

経営者の時間が足りなくなるのは、仕事の量が多いからというより、予定の埋まる順番が決まっているからです。他人の都合で入る予定は日付が決まっており、自分で決める仕事には締め切りがありません。この非対称が、じわじわと効いてきます。

数字を見て私たちが受け取ったのは、長さそのものより「同じ地点に立つ方が全国にいる」という心強さでした。ここでは背景を三つの角度から見てみましょう。

社長の予定は、他人の都合で埋まっていきやすい

社長の一日は、外から入ってくる予定で先に埋まります。来客、金融機関との面談、社員からの相談、取引先のトラブル。どれも日時が指定され、断りにくいものばかり。

例えば、社員十五名ほどの建設業を営む経営者の方から、こんな話をうかがったことがあります。「朝に立てた予定が、10時までに三回変わる」と。緊急の連絡が入るたび、その日の計画が組み直されていくそうです。

外からの予定には、共通した特徴があります。日付と時刻がすでに決まっているという点です。決まっているものは、カレンダーに書き込まれる。書き込まれたものは、実行される。この流れはとても素直です。

一方で、自分が決める仕事には日時がありません。書き込まれないまま、頭の中の「いつかやること」の欄に積み上がっていくわけです。

自分でやったほうが早い、が積み重なる

時間が減るもう一つの理由は、「自分でやったほうが早い」という判断の積み重ねです。この判断は、その日その瞬間には正しいものでしょう。だからこそ厄介なのです。

創業から現場を担ってきた社長ほど、作業の速度も精度も社内で一番高いもの。任せれば時間がかかり、確認の手間も増えます。目の前の一日を回すことだけを考えれば、自分でやる選択に合理性が宿ります。

私たち編集部も、社内の細かい作業を手放せずに苦労した経験があります。自分でやれば20分、教えれば2時間。その差の前で、何度も手が止まったものです。

けれど、20分を選び続けた月日のぶんだけ、来年の自分の時間も同じように埋まってしまう。振り返って、そう捉えています。任せ方の順序については、中小企業の役割分担｜社長が抱え込まず幹部が育つ組織のつくり方でも詳しくご紹介しました。

考える仕事には締め切りがないという落とし穴

三つ目は、経営者にしかできない仕事ほど締め切りがない、という構造です。来期の方針を考える、新しい取引先を開拓する、幹部を育てる。どれも今日やらなくても、明日は何事もなく過ぎていきます。

締め切りのない仕事は、締め切りのある仕事に必ず負けます。請求書の期日、面接の日時、納品の約束。それらが目の前にある限り、方針を考える時間は静かに後ろへずれていくもの。

一年たって、去年と同じ課題が手つかずで残っている。そんな話を、私たちも幾度となくうかがってきました。本人の意志が弱いわけではなく、締め切りの有無という仕組みの問題なのでしょう。

つまり、考える仕事に自分で締め切りを与えない限り、順番は永久に回ってこないという構造です。この点が、後ほどご紹介する手順4につながります。

数字で見る、いまの社長の一日と休日

経営者の1日当たりの平均実労働時間は9時間26分、1週間の平均休日数は1.17日。さらに半数以上が、自分の業務に減らしたいものがあると答えています。

忙しさは個人の事情というより、広く共有された状況のようです。自分だけが回っていないのだろうか。そんな問いが頭をよぎる夜もあるかと存じます。現在地を確かめる材料として、公表されている数字を並べてみました。

いずれも中小企業庁が公表している調査の値です。数字の出どころと中身を、一覧で整理しました。

1日の実労働時間は平均9時間26分

中小企業庁の2018年版 小規模企業白書によると、小規模事業者の経営者の1日当たりの平均実労働時間は9時間26分でした。休憩時間を除いた数字です。

同白書は比較の目安として、一般労働者の平均実労働時間8時間16分を挙げています。対象は常用雇用者5人以上30人未満の事業所に勤める方々。こちらは厚生労働省の毎月勤労統計調査2017年の値をもとに算出されたもの。差は約1時間10分です。

さらに細かく見ると、人手不足への対応として自分の労働時間を増やしていると答えた経営者の平均は10時間8分。そうでない経営者の9時間4分と比べ、約1時間の開きが出ています。

なお、経営者自身の労働時間をここまでの粒度で調べた公的調査はそう多くありません。数字は2018年公表のものですが、いまも参照される基準値として扱われています。

人が足りないとき、経営者の時間が調整弁として使われている。数字はその実態を静かに示しているようです。

1週間の休みは平均1.17日

同じ白書では、経営者の1週間当たりの平均休日数は1.17日と示されています。休日が「1日」と答えた方が74.5%と、大半を占めていました。

週休二日という言葉が定着した今も、経営者の側はその外側にいる。この数字を見たとき、私たちも改めて背筋が伸びる思いでした。

休みの少なさは、時間の使い方の問題であると同時に、体の問題でもあります。倒れてしまえば、時間の配分どころではなくなってしまうもの。健康の整え方は、経営者の健康管理｜多忙な社長が長く走り続ける整え方でも取り上げています。

とはいえ、いきなり休日を増やすのは現実的ではないでしょう。まずは平日の中身から手をつけるほうが、取りかかりやすいと感じています。

半数以上の経営者が「減らしたい業務がある」と答えている

同白書では、半数以上の経営者が、自身が従事する業務のうち削減したい業務があると回答しています。減らしたいと感じている方が多数派、ということです。

削減したい業務の中身にも傾向が出ています。上位に並ぶのは財務・会計の記帳、在庫管理、給与管理・勤怠管理といった間接業務。一方で「経営計画の策定」を減らしたいと答えた割合は低いまま。経営者自身が担う仕事として受け止められている様子がうかがえます。

そして、時間に余裕ができたら注力したい取組として最も多かったのが、売上向上に直接つながる業務で58.7%。減らしたい仕事と、増やしたい仕事の輪郭は、すでにご自身の中にあるのでしょう。

ここまでの数字が伝えているのは、やることを増やす話ではなく、置きどころを入れ替える話だという点です。次の章から、その順序を見ていきます。

社長が考える時間を取り戻す5つの手順

時間を取り戻す順序は、記録で棚卸しする→3つに仕分ける→基準ごと渡す→先に置く→週に一度見直すの5つです。順番を飛ばすと、たいてい元に戻ります。仕分けの前に手放そうとすると、渡す相手も基準も決まらないためです。

時間そのものを増やすことは、どなたにもできません。置きどころを決め直すことなら、今週からでも始められます。私たちがお話をうかがってきた中で、無理の少なかった並びを5つに整理しました。

いずれも特別な道具はいりません。手帳と、週に15分ほどの点検の時間があれば足ります。大切なのは、一気に全部を変えようとしないこと。手順1だけを1週間試して、そこで見えたものから次へ進んでも遅くはないでしょう。

5つの手順の流れを、図にまとめました。

手順1｜1週間の時間を、記憶ではなく記録で棚卸しする

最初の一歩は、いまの時間がどこへ流れているかを記録で確かめることです。記憶で振り返ると、印象の強い出来事に引っ張られてしまうためです。

やり方は簡単で、手帳やスマートフォンのメモに、30分刻みで「何をしていたか」を1週間だけ書き残すだけ。細かく分類する必要はありません。「来客」「移動」「見積作成」といった粗い単位で十分です。

1週間分がそろうと、たいていの方が驚かれます。移動時間の合計、確認や承認だけに使った時間、想定外の対応に消えた時間。頭の中の見積もりとは、ずいぶん違う姿が出てくるものです。

私たち編集部でも同じことを試したところ、「打ち合わせの前後の準備と片づけ」が想像の倍近くを占めていました。削れる余地は、たいてい本人が意識していない場所にあるようです。

手順2｜捨てる・任せる・仕組みにする、の3つに仕分ける

記録がそろったら、書き出した業務を捨てる・任せる・仕組みにするの3つに仕分けます。減らす方法は一つではない、という前提に立つと手が動きやすくなります。

「捨てる」は、やめても誰も困らない仕事です。惰性で続けている定例会議や、誰も読んでいない社内資料などが当てはまるでしょう。まずここから探すと、相手が必要ないぶん最も早く効きます。

「任せる」は、手順が決まっていて他の方でも進められる仕事。「仕組みにする」は、道具やルールで自動化できる仕事です。請求書の発行、勤怠の集計、定型の返信などがこの枠に入ります。

前章で見たとおり、減らしたい業務の上位は記帳・在庫管理・勤怠管理といった間接業務でした。この3分野は「仕組みにする」との相性がよく、最初の一手として選ばれやすい領域です。

3つの仕分け先の違いを、判断の目安とあわせて整理しました。

手順3｜任せる仕事は、判断の基準ごと渡す

任せた仕事が戻ってきてしまう最大の原因は、手順だけを渡し、判断の基準を渡していないことです。手順書があっても、迷ったときの拠り所がなければ、社員の方は確認に来ざるを得ません。

基準とは、大げさなものではありません。「どうなったら合格か」「迷ったら何を優先するか」「どこからは相談してほしいか」。この三つを言葉にして添えるだけで、確認の往復はかなり減ります。

例えば見積作成を任せるなら、「値引きは5%までなら判断してよい」「それを超えるときだけ相談してほしい」と伝えておく。線が引かれていれば、社員の方は安心して動けます。

任せた直後は、こちらの手間がむしろ増えます。そこで引き返さずに済むかどうかが分かれ目でしょう。幹部への任せ方は中小企業の幹部育成｜社長の右腕が育つ任せ方と育成の順序でも整理しています。

手順4｜未来のための時間を、先にカレンダーへ置く

空いた時間は、放っておけば必ず別の予定で埋まります。ですから、考える時間のほうを先に書き込んでしまう。これが4つ目の手順です。

締め切りのない仕事に、自分で締め切りを与える作業とも言えます。予定表に入っていれば、他の依頼が来たときに「その時間は先約があります」と答えられる。この一言が持てるだけで、ずいぶん違ってきます。

最初は30分で十分です。1回90分といった大きな枠から始めると、つぶれたときの落胆が大きく、続きにくくなります。短い枠を毎週同じ曜日・同じ時刻に置くほうが、習慣として定着しやすいようです。

社内にいると声をかけられるため、場所を変える方も多くいらっしゃいます。近くの喫茶店、朝の会議室、あるいは会社の外の学びの場。ご自身が集中できる場所を探してみてはいかがでしょうか。

先に置く前と後で、一週間の埋まり方はどう変わるのでしょうか。

手順5｜週に一度、置きどころを見直す時間をつくる

最後は、決めた配分を点検する時間を週に一度持つことです。15分ほどで構いません。先週の予定表を眺め、崩れた箇所とその理由を確かめます。

崩れること自体は、問題ではないでしょう。想定外の対応が入るのは、経営の日常です。見直すのは、同じ理由で3週続けて崩れていないかという点。そこには、まだ仕分けきれていない業務が隠れています。

この15分があると、手順1から4がゆっくり回り始めます。逆に点検がないと、せっかくの配分が2週間ほどで元に戻ってしまう。私たちも、そこで何度かやり直してまいりました。

手順が止まってしまうときに｜私たちも通ってきた回り道

手順が止まる原因の多くは、完璧な配分をつくろうとすることにあります。理想の一日を設計するほど、崩れたときに全体を投げ出したくなるためです。7割戻せれば上出来、くらいの構えがちょうどよいと感じています。

きれいに整えた予定表が、翌週には元通りになっていた。そんな経験は私たち編集部にもあります。時間の配分は、一度決めれば終わりというものではないようです。

止まる理由には、いくつかの型があるようにも見えてきました。作り込みすぎて折れる型、任せた仕事が戻ってくる型、そして体が先に限界を迎える型。私たちが通ってきた回り道を、率直に共有させてください。

完璧な配分をつくろうとすると、続かなくなる

はじめに陥りやすいのが、すべての時間に用途を割り当てようとする進め方です。空白のない予定表は美しく見えますが、突発の対応が一件入るだけで総崩れです。

余白を2割ほど残しておくと、崩れ方がずいぶん穏やかになります。予定どおりにいかなかった日を「失敗した日」ではなく「余白を使った日」と受け止められるためです。

続けるコツは、戻す場所を決めておくことでしょう。崩れた週の翌週に、まず何から書き込むかを決めておく。その一つがあるだけで、立て直しが早くなります。

私たちも、月初の忙しさで二週続けて予定が飛んだことがありました。そのときに助けになったのは、完璧な計画ではなく「月曜の朝だけは動かさない」という一点の約束だったのです。

任せた仕事が戻ってくるときに見直したいこと

任せたはずの仕事が戻ってきたら、責める前に確かめたい点が三つあります。基準を伝えたか、判断してよい範囲を示したか、そして最初の数回に伴走したか。

多くの場合、原因は社員の方の姿勢ではなく、渡し方の側にあります。手順3でお伝えした「合格の状態」「優先順位」「相談の線引き」のどれかが抜けていないか、振り返ってみる価値がありそうです。

もう一つ、渡した直後に細かく口を出しすぎていないかも見どころでしょう。修正の指示が続くと、社員の方は自分で決めることをやめ、確認に戻ってくるようになります。

任せることは、こちらの我慢とセットなのだと、私たちも学ばせていただきました。やり方が違っても、結果が基準を満たしていれば良しとする。この線引きが、任せきる力になるようです。

つまずきやすい3つの型と、その戻し方をまとめました。

体調を崩してからでは、時間の配分どころではなくなる

前章で見たとおり、経営者の1週間の休みは平均1.17日でした。この状態が何年も続けば、体のほうが先に音を上げてしまいます。

実際、入院をきっかけに仕事の渡し方を全面的に見直したという経営者の方のお話を、私たちも複数うかがってきました。皆さん口をそろえて「もっと早く手をつければよかった」とおっしゃいます。

時間の配分は、健康を守る手立てでもあるのでしょう。睡眠を削って生まれた時間は、後日まとめて請求書が届くもの。この順序だけは、動かせないようです。

小さな一歩から始めてみませんか。今週の予定表に、30分の空白を一つ書き込むところからでも十分だと考えています。

朝という固定枠｜月曜の朝に集う経営者たち

未来のための時間を先に置くとき、朝を選ばれる経営者の方が多いように感じています。電話が鳴らず、来客もなく、自分の意思だけで守りやすい時間帯だからでしょう。週の初めに固定してしまう方も少なくありません。

文京区・湯島でも、月曜の朝に経営者が集まる場があります。手順4でお伝えした「先に置く」を、一人ではなく他の方と一緒に実行している形とも言えます。

もちろん、朝の使い方は人それぞれ。自宅の机で構想を練る方も、始業前の会社で数字と向き合う方もいらっしゃいます。ここでは選択肢の一つとして、私たちが毎週続けてきた朝の様子をご紹介させてください。

週の初めに、考える時間を固定してしまう

湯島倫理法人会のモーニングセミナーは、毎週月曜の朝7:00から8:00まで開かれています。会場は東京都文京区湯島3-6-1の全国家電会館1階。6:30からは開会前の朝礼があり、終了後は8:40まで朝食会が続きます。

月曜の朝に予定を固定してしまうと、その週の他の予定は自然とその後ろに並びます。週の入口に錨を下ろす、という感覚に近いのでしょう。

一般社団法人倫理研究所の公表によれば、法人会員は全国で約7万3,000社。経営者モーニングセミナーは全国約760ヵ所で開かれています（2026年7月時点の同会公表値）。朝の時間を学びに充てている経営者は、思いのほか多いのです。

朝の時間の使い方そのものに関心のある方は、文京区で朝活を始めるには？｜ビジネスに活きる朝時間の作り方もあわせてご覧ください。

当日の朝が、どんな流れで進むのかもご紹介しておきます。

同じ立場の人と話すと、優先順位が言葉になる

一人で予定表と向き合っていると、何を優先すべきかの判断がぐるぐると回りがちです。同じ立場の方に一言話してみると、輪郭が急にはっきりすることがあります。

答えをもらうからではありません。人に説明しようとした瞬間に、自分の中で順位がつくからでしょう。私たちも、朝食会の雑談の中で自分の課題に気づかされた経験を何度もしてまいりました。

セミナーの中心は、7:20からの講話です。各回の講話者が、ご自身の体験を率直に語られます。うまくいった話だけでなく、回り道の話が多いのも、この場の特徴でしょう。

聞いた話をそのまま真似する必要はないと感じています。自分の一週間を思い返す材料が一つ増える。それだけでも、朝の一時間の値打ちはあるのでしょう。

ゲスト参加は無料です。まずは一度、朝の場へ

湯島倫理法人会のモーニングセミナーは、ゲスト参加が無料です。会員でない方も、初めての方も、お気軽にご参加いただけます。

考える時間を週に一時間だけ確保する。その一時間を、同じ立場の方と過ごしてみる。そんな使い方をされている方が、湯島にもいらっしゃいます。私たちも答えを持っているわけではなく、ご一緒に学ばせていただく立場です。

朝7:00は早いと感じられる方には、もう一つの入口もございます。月曜の9:30から11:00に開く湯島つながりラボです。会場はU-cafe 上野御徒町で、ドリンク代のみ。事前予約もいりません。

社長の役割そのものを整理し直したい方は、社長の仕事とは｜中小企業の社長にしかできない4つの役割もどうぞ。皆様のゲスト参加を、心よりお待ちしております。

この記事のまとめ

経営者の時間管理でまず効くのは、道具の工夫ではなく置きどころを決め直す順序でした。1日9時間26分・週の休み1.17日という数字が示すとおり、忙しさは多くの経営者に共通する前提です。だからこそ、増やすのではなく入れ替える発想が要ります。

順序は5つでした。記録で棚卸しし、3つに仕分ける。判断の基準ごと渡し、未来のための時間を先に置く。そして週に一度、置きどころを見直す。完璧を目指さず、余白を2割残しておくと崩れ方が穏やかになります。

今日からできる一歩は、今週の予定表に30分の空白を一つ書き込むこと。その30分を誰かと過ごしてみたくなったら、月曜の朝の場もございます。

最後に、今週から確かめられる項目をまとめました。

よくある質問

時間管理のアプリや手帳術を試しても続きません。どうすればよいでしょうか？

道具の前に、いまの1週間がどこに使われているかを記録してみる方法があります。記憶で振り返ると印象の強い出来事に引っ張られますが、記録が手元にあると削れる部分がご自身で見えてくるものです。道具選びは、その後でも遅くありません。

社員に任せたいのですが、結局こちらに戻ってきてしまいます。

手順だけを渡し、判断の基準が渡っていない場合に起こりやすいところです。「どうなったら合格か」「迷ったら何を優先するか」「どこからは相談してほしいか」。この三つを添えると、確認の往復が減ったというお話をよく耳にします。

考える時間をカレンダーに入れても、結局つぶれてしまいます。

1回90分といった大きな枠より、30分ほどの短い枠から始めるほうが残りやすいようです。また、社内にいると声をかけられるため、場所を変えてしまう方も多くいらっしゃいます。ご自身のやりやすい形を探してみてはいかがでしょうか。

朝の時間を使うほうが、夜より良いのでしょうか？

一概にどちらが良いとは言えないところです。ただ、夜は突発の対応や会食で崩れやすく、朝は自分の意思だけで確保しやすいという違いはあるでしょう。ご自身の生活リズムに合うほうを選んでいただくのがよいと考えています。

モーニングセミナーには、会員でなくても参加できますか？

初めての方もゲストとしてお気軽にご参加いただけます。湯島倫理法人会では毎週月曜の朝7:00から、文京区湯島3-6-1の全国家電会館1階で開いており、ゲスト参加は無料です。皆様のゲスト参加を心よりお待ちしております。